Buoni pasto regole — conoscere la normativa e le linee guida operative è fondamentale sia per i lavoratori sia per le aziende che intendono utilizzare questo strumento come leva di welfare e motivazione. Nel contesto della gestione del personale, infatti, i buoni pasto rappresentano un beneficio molto efficace: migliorano il benessere del dipendente e allo stesso tempo offrono all’azienda una soluzione fiscalmente vantaggiosa rispetto all’erogazione diretta di denaro.

1. Cosa sono i buoni pasto

I buoni pasto sono titoli-vale (cartacei o elettronici) che il datore di lavoro può erogare ai propri dipendenti come sostitutivi della mensa aziendale o come benefit per la pausa pranzo.

L’obiettivo è duplice: permettere al lavoratore di usufruire di un pasto presso esercizi convenzionati (bar, ristoranti, supermercati) o acquistare generi alimentari; e consentire al datore di lavoro un’opzione fiscalmente agevolata rispetto all’erogazione di denaro in busta paga.

Esistono alcune differenze operative importanti:

formato cartaceo e formato elettronico/digitale.
condizioni di esenzione fiscale e contributiva differenti.
rete di esercizi convenzionati e limiti di utilizzo.

2. A chi spettano: obbligatorietà e criteri di erogazione

Un quesito molto frequente riguarda la domanda: “chi ha diritto ai buoni pasto?” e “il datore di lavoro è obbligato a fornirli?” La risposta non è univoca perché dipende da contratto collettivo, accordi aziendali, ma soprattutto dallo schema adottato dall’azienda.

Diritti dei lavoratori

Secondo alcune guide, i buoni pasto possono spettare anche ai lavoratori part-time o a chi non ha una pausa mensa formalmente prevista. In particolare, è stato chiarito che i buoni pasto possono essere erogati “indipendentemente dall’articolazione dell’orario di lavoro e dalle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa”.

Obblighi del datore di lavoro

Non esiste una norma generale che impone automaticamente la fornitura dei buoni pasto a tutti i dipendenti, salvo che non sia previsto dal contratto collettivo o dall’accordo aziendale. (Lavoro e Diritti)
Tuttavia, se l’azienda sceglie di erogarli, deve rispettare le regole di esenzione fiscale e le modalità corrette di utilizzo per evitare che i buoni vengano qualificati come reddito da lavoro dipendente.

Valutazione interna

Per l’azienda diventa importante valutare:

se esiste una mensa aziendale (oppure no);
quanti giorni-lavoro/dipendente effettivamente necessitano la pausa pranzo;
il numero di collaboratori (tempo pieno o parziale) a cui si intende estendere il benefit;
se inserire il buono pasto quale parte del piano di welfare aziendale.

3. Le regole chiave normative: importi, esenzioni, utilizzo

Per parlare di “buoni pasto regole” è fondamentale sintetizzare gli aspetti normativi centrali.

Importi e trattamento fiscale

Per i buoni pasto cartacei viene riconosciuta l’esenzione fiscale fino a un importo giornaliero di 4 euro.)
Per quelli elettronici/digitali l’importo esente sale fino a 8 euro al giorno.
Se il valore supera tali soglie, l’eccedenza è soggetta a tassazione come reddito da lavoro dipendente.

Utilizzo: dove e quante ai transazioni

I buoni pasto possono essere spesi nei ristoranti, bar, tavole calde, gastronomie, supermercati convenzionati e modalità take-away.
Esiste un limite, per ciascuna transazione: fino ad un massimo di 8 buoni pasto possono essere utilizzati contemporaneamente per pagare un unico conto.
Non viene fissato dalla normativa un numero massimo di buoni pasto che un dipendente può ricevere giornalmente o mensilmente; ma è comunque prassi erogare un solo buono per giorno di lavoro effettivo quando non c’è mensa aziendale.

Novità 2025 e modifiche normative

Dal 1° settembre 2025 entra in vigore una nuova disciplina in attuazione della Legge n. 193/2024 (ex Decreto Concorrenza) che modifica alcune condizioni a vantaggio di lavoratori ed esercenti: ad esempio viene calmierata la commissione che gli esercenti accettanti buoni pasto possono applicare, al fine di favorire la diffusione del benefit.
Le normative aggiornate prevedono anche una maggiore flessibilità nella fruizione dei buoni pasto anche per i lavoratori in smart working o che non svolgono una pausa pranzo classica.

4. Vantaggi per le aziende e per i lavoratori

Per i lavoratori

Maggiore potere d’acquisto: grazie al buono pasto il lavoratore può gestire la pausa pranzo o la spesa alimentare con un supporto concreto.
Flessibilità: soprattutto con i buoni digitali, la modalità d’uso diventa più moderna e adattabile.
Welfare tangibile: percepire un benefit concreto, oltre allo stipendio, contribuisce al senso di valore e all’engagement.

Per le aziende

Deduzione integrale dal reddito d’impresa delle spese per l’acquisto dei buoni (nelle modalità previste) per i dipendenti.
Costi inferiori rispetto all’equivalente contributo in busta paga (meno contribuzione e tassazione).
Strumento di retention e motivazione per il personale: un’azienda che cura anche la “pausa pranzo” mostra attenzione alle persone.
Allineamento con politiche moderne di welfare aziendale: il buono pasto diventa un benefit distintivo.

5. Implementazione in azienda: best practice

Per adottare correttamente i buoni pasto e rispettare le regole, è utile seguire alcuni passaggi pratici.

Step 1: valutazione iniziale

Verifica se in azienda esiste una mensa o meno: se sì, potrebbe non essere necessario introdurre buoni pasto;
Analisi contrattuale e accordi aziendali: verificare cosa prevede il CCNL o accordi sindacali relativamente ai buoni pasto;
Stabilire criteri di accesso (dipendenti full-time, part-time, smart working) in modo chiaro.

Step 2: scelta del formato e fornitore

Decidere se adottare buoni cartacei o elettronici/digitali: la normativa favorisce i digitali con soglia d’esenzione più alta.
Scegliere un emettitore/fornitore affidabile che garantisca rete ampia di esercizi convenzionati e una buona gestione operativa.
Mappare gli esercizi convenzionati vicini alla sede aziendale o facilmente accessibili dai lavoratori, inclusi supermercati e food-delivery se previsto.

Step 3: comunicazione interna

Comunicare ai dipendenti il beneficio, le modalità d’uso, le condizioni (valore, limiti, dove si possono spendere) e la normativa.
Fornire un vademecum operativo: ad esempio spiegare che fino a 8 buoni per transazione possono essere utilizzati, che non sono cedibili, non danno resto.
Formare i responsabili HR o payroll per garantire che l’erogazione venga effettuata correttamente e che la contabilità sia allineata.

Step 4: controllo e monitoraggio

Monitorare l’utilizzo dei buoni da parte dei dipendenti: frequenza, tipologia degli esercizi, eventuali problemi di accesso o utilizzo.
Verificare che gli esercizi convenzionati rispettino gli accordi e che la commissione applicata non superi i limiti previsti dalla normativa (a partire dal 5% dal 2025)
Aggiornare la policy aziendale se mutano le condizioni contrattuali o normative.

Step 5: adeguamento normativo e fiscale

Ogni anno (o ogni qualvolta ci siano novità legislative) rivedere il trattamento fiscale, l’importo esente e le modalità d’uso.
Verificare con il consulente del lavoro o revisore che la deducibilità e l’impatto contributivo siano corretti.
Nel caso di introduzione a posteriori dei buoni pasto o per categorie particolari di dipendenti (smart working, part-time) assicurarsi che l’erogazione non generi rischi fiscali.

6. Le principali criticità e come evitarle

Anche se sono uno strumento consolidato, i buoni pasto non sono privi di insidie. Ecco alcune criticità e suggerimenti.

Criticità

Scarsa rete di esercizi convenzionati vicini alla sede lavorativa → minor utilizzo o frustrazione dei dipendenti.
Errata erogazione: inserire un buono pasto a un dipendente che non ne ha diritto può generare tassazione inattesa.
Superamento del valore esente (es. più di 8 euro per i buoni elettronici) → componente reddito.
Utilizzo non conforme (cedibilità, conversione in denaro, resto) → in violazione delle regole.
Mancata comunicazione e formazione interna → dipendenti poco informati e rischi di utilizzo inefficiente.

Come evitarle

Definire chiaramente la policy aziendale sui buoni pasto: destinatari, valore, modalità d’uso.
Scegliere un emettitore che fornisca una rete ampia e una dashboard informativa sull’utilizzo.
Effettuare sessioni di informazione ai dipendenti e materiale scritto (FAQ) per rispondere alle domande più frequenti.
Monitorare periodicamente la compliance: limiti, uso corretto, convenzioni con esercizi.
Aggiornarsi sulle novità normative: se cambia la soglia esente, le condizioni d’uso o le commissioni, anticipare l’adeguamento.

7. L’evoluzione futura: le novità previste dal 2025

Il sistema dei buoni pasto è in evoluzione e dal 1° settembre 2025 sono previste modifiche significative che le aziende e i consulenti HR devono conoscere.

Riduzione della commissione massima che gli esercenti possono applicare all’accettazione dei buoni pasto, a favore di una maggiore accessibilità per i lavoratori.
Maggiore diffusione dei buoni digitali, con reti di esercizi sempre più integrate e modalità online/food-delivery ampliate.
Ampliamento dell’applicabilità anche ai lavoratori in smart working o part-time, superando lo schema rigido della “pausa pranzo classica”.
Possibile revisione degli importi esenti e delle modalità di deducibilità, in funzione delle politiche di welfare e delle nuove normative fiscali.

Questo scenario richiede che le aziende restino proattive: implementare da subito policy flessibili, scegliere sistemi digitali e anticipare i cambiamenti per restare competitive come datore di lavoro e attrattive per i talenti.

Le “buoni pasto regole” rappresentano oggi un tema strategico nel panorama del welfare aziendale: se ben gestiti, i buoni pasto diventano un ponte tra l’azienda e il benessere dei collaboratori, un incentivo fiscale intelligente e un elemento di differenziazione nel mercato del lavoro. Allo stesso tempo, non devono essere “di serie B”: occorre trattarli con rigore normativo, chiarezza operativa e comunicazione interna adeguata.

Per le aziende che desiderano attivare o migliorare il proprio piano di buoni pasto – definendo policy, verificando compliance, scegliendo l’emettitore e ottimizzando l’impatto fiscale, RW Studio è il partner ideale. Offriamo supporto nella valutazione iniziale, nell’implementazione operativa, nella comunicazione interna e nell’aggiornamento continuo alle novità legislative.

Buoni pasto regole: normativa e best practice per aziende e lavoratori